Kegiatan Belajar 1 PID

A. Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran, Anda mampu menggunakan berbagai fitur perangkat lunak pengolah kata, antara lain

 mengatur paragraf, Font, kolom paragraf,

 menambahkan gambar,

 membuat tabel,

 membuat persamaan/Equation,

 memanfaatkan fitur Mail Merge,

 menggunakan indentasi, Heading, section, Header, dan Footer, serta

 membuat daftar isi / Table of Content.

B. Uraian Materi
1. Pengaturan tata letak dokumen
Untuk mengatur tata letak dokumen, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah ukuran kertas yang akan Anda gunakan untuk mencetak dokumen tersebut. Standar ukuran kertas adalah sebagai berikut.

Nama Metrik	Ukuran mm	Ukuran Inci
A5	148 mm x 210 mm	5.8” x 8.3”
A4	210 mm x 297 mm	8.3” x 11.7”
A3	297 mm x 420 mm	11.7” x 16.5”
A2	420 mm x 594 mm	16.5” x 23.4”
A1	594 mm x 841 mm	23.4” x 33.1”
A0	841 mm x 1189 mm	33.1” x 46.8”
Kwarto/Letter	215,9 mm x 279,4 mm	8,5” x 11”
Folio/Legal/Ledger	215,9 mm x 355,6 mm	8,5” x 14”

Pada saat ini yang digunakan sebagai ukuran standar adalah A4, oleh karena itu Microsoft Word menyediakan A4 sebagai ukuran baku.

Setelah memahami berbagai jenis ukuran kertas, untuk pengaturan tata letak dokumen, Anda perlu memerhatikan berbagai patokan, antara lain ukuran Margin (tepi, batas) atas/bawah/kiri/kanan, jenis dan ukuran Font, spasi antarbaris, dan indentasi.

Berbagai Margin standar dapat dilihat seperti tertera di bawah ini.

	Kiri/Left	Kanan/Right	Atas/Top	Bawah/Bottom
Normal	2,54 cm	2,54 cm	2,54 cm	2,54 cm
Sempit / Narrow	1,27 cm	1,27 cm	1,27 cm	1,27 cm
Moderat / Moderate	1,91 cm	1,91 cm	2,54 cm	2,54 cm
Lebar / Wide	5,08 cm	5,08 cm	2,54 cm	2,54 cm
Cermin / Mirrored	Inside 2,54 cm	Outside 3,18 cm	2,54 cm	2,54 cm

Selain patokan yang telah ditentukan tersebut, pengaturan tata letak dokumen terkait pula dengan fungsi dan keindahan.
Orang sering melupakan bahwa untuk menyimpan dokumen, biasanya dibuat lubang di sisi kiri atau di bagian atas dokumen tersebut dengan menggunakan alat yang disebut perforator.
Jika tidak dicermati, lubang yang dibuat akan menembus Font dokumen. Untuk mengantisipasi, gunakan fitur Gutter yang terdapat pada PAGE LAYOUT -> Margins -> Custom Margins -> Gutter.

Mencari fitur Gutter

Langkah menemukan fitur Gutter

Posisi Gutter di sisi kiri dan di sisi atas

Sekarang marilah kita perhatikan bersama contoh pengaturan tata letak dokumen seperti tertera pada halaman berikut ini.

Dokumen asli yang ditampilkan pada halaman berikut adalah dokumen yang dibuat asal ketik saja. Nyamankah kita melihat tampilan dan keterbacaannya?

Dokumen asli

Dokumen Asli Sebelum Diolah

Setelah dilakukan pengaturan seperlunya, dokumen tersebut di atas akan berubah dan berbentuk sebagaimana tampilan di bawah ini. Perhatikan baik-baik! Selain lebih enak dipandang, keterbacaannya juga lebih jelas.

Tampilan dokumen sesudah diolah

Adapun fitur-fitur yang digunakan dalam pengaturan dokumen di atas adalah sebagai berikut.

A. Font

Perhatikan gambar di atas ini, yang menampilkan komponen-komponen yang terdapat pada tab Home dan Font.

1) Untuk memilih jenis Font, klik ikon segitiga pada kotak Font.

Anda akan melihat tampilan sebagai berikut.

2) Untuk memilih ukuran Font atau Font size, klik ikon segitiga seperti tertera pada tampilan di bawah ini, dan akan terlihat hasil seperti Anda saksikan di bawah ini.

3) Komponen lain yang perlu Anda ketahui adalah Font Style, digunakan untuk menebalkan Font (Bold), membuat Font miring (Italic), dan memberikan garis bawah (Underline) Font.

Penebalan Font (Bold)

Membuat Font miring (Italic)

Membuat garis bawah (Underline)

Tepat di samping tombol U terdapat ikon segi tiga seperti tertera pada Gambar II – 16 di atas ini. Jika Anda klik ikon tersebut, akan keluar tampilan bermacam-macam bentuk garis yang dapat digunakan untuk membuat garis bawah, seperti tampak pada tampilan berikut.

4) Fitur Font Color, digunakan untuk memilih warna Font. Perhatikan tampilan di bawah ini.

Coba perhatikan! Tepat di samping ikon Font Color terdapat pula ikon segitiga terbalik. Jika Anda klik ikon tersebut, maka akan keluar tampilan seperti pada gambar pada di bawah ini. Untuk memilih warna Font, Anda cukup mengklik pada warna yang Anda kehendaki.

Jika Anda merasa kurang nyaman dengan tampilan itu dan menghendaki tampilan warna yang lebih lengkap, sila klik ikon More Colours, dan Anda akan melihat tampilan di sebelahnya.

B. Paragraf

Pengaturan paragraf yang dilakukan dengan cara sebagai berikut.

1) Align Left  digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kiri.

2) Center digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata tengah.

3) Align Right digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kanan.

4) Justify digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kanan dan rata kiri.

5) Bullet digunakan untuk memberikan tanda atau simbol pada teks yang dipilih.

6) Numbering () digunakan untuk memberikan nomor pada teks yang dipilih.

C. Tabel

Untuk membuat tabel, pilih menu Insert kemudian klik Table.

Setelah muncul tampilan seperti tertera di bawah ini, tentukan jumlah baris dan kolom yang Anda kehendaki.

Selanjutnya lakukan pengaturan terhadap lebar dan tinggi masing-masing kolom, menyesuaikan dengan isi dokumen yang ada dalam kolom tersebut.

D. Indentasi

Indentasi adalah bagian paragraf yang menjorok ke dalam pada baris-baris paragraf. Letak pengaturan indentasi berada pada Ruler. Ada 4 ikon indentasi yang dapat Anda gunakan untuk mengatur indentasi tersebut.

Keterangan gambar

1) First Line Indent, berfungsi untuk mengatur baris pertama saja dalam paragraf agar menjorok ke dalam.

2) Hanging Indent, berfungsi untuk mengatur kedalaman jarak semua baris setelah baris pertama dalam paragraf.

3) Left Indent, berfungsi untuk mengatur semua baris dalam paragraf, atau mengatur jarak sebelah kiri paragraf dengan Margin sebelah kiri

4) Right Indent, berfungsi untuk mengatur jarak sebelah kalan paragraf dengan Margin sebelah kanan.

2. Ilustrasi
Dokumen Asli

Setelah dilakukan pengaturan, dokumen akan terlihat seperti tertera berikut ini.

Langkah-langkah untuk menambahkan gambar adalah sebagai berikut.
1) Pilih tab Insert
2) Pilih Picture
3) Pilih gambar yang dibutuhkan dengan memilih pada folder tempat data gambar disimpan.

4) Jika sudah mendapatkan gambar yang diinginkan, pilih Insert. Cara lain adalah klik Mouse dua kali pada gambar yang diinginkan. Atau dapat juga dilakukan dengan memilih gambar kemudian tekan tombol Enter. Untuk melakukan perubahan tampilan terhadap gambar yang disisipkan, Microsoft Word 2010 telah menyediakan fasilitasnya pada menu format Picture Tool.

3. Format kolom

Dokumen asli pada halaman berikut ini adalah dokumen satu kolom. Untuk membacanya, Anda harus mengerakkan kepala Anda. Untuk kenyamanan membaca, teks tersebut perlu dijadikan dua kolom, sehingga dapat diliput oleh gerakan mata dari kiri ke kanan, tanpa perlu menggerakkan kepala.

Dokumen setelah dilakukan pengaturan menjadi dua kolom.

Untuk membuat dokumen dengan format kolom, seleksi dokumen yang akan dibuat menjadi kolom, pilih menu PageLayout lalu pilih Colum.

4. Header dan Footer

Header dan Footer digunakan untuk membuat catatan kecil, label, logo, atau keterangan. Header terletak di bagian atas setiap halaman dokumen, Footer di bagian bawah setiap dokumen. Sesuatu yang diletakkan di bagian Header dan Footerakan selalu tampak di setiap halaman. Dokumen aslidi bawah ini masih polos, belum dibubuhi header atau footer.

Setelah dilakukan pengaturan, dokumen tersebut akan tampak sebagai berikut.

Page Number digunakan untuk memberikan nomor halaman. Dapat diletakkan pada bagian atas halaman sebelah kanan, tengah, atau kiri, dapat pula diletakkan pada bagian bawah halaman sebelah kanan, tengah, atau kiri,

5. Penulisan rumus

Fitur Equation pada menu Insert adalah fasilitas pada Microsoft Word yang disediakan untuk menuliskan rumus dan simbol yang tidak terdapat dalam Keyboard. Dengan adanya fitur Equation, rumus-rumus yang rumit dapat dibuat dengan lebih mudah dan cepat. Dokumen asli.

Dokumen setelah dilakukan perubahan.

6. Daftar isi Contoh dokumen yang akan dibuat daftar isinya.

Daftar isi berdasarkan dokumen di atas akan tampak sebagai berikut.

Untuk membuat daftar isi, caranya adalah sebagai berikut.
1) Menggunakan fasilitas Styles – Heading
a) Blok kata/kalimat yang akan dijadikan Heading 1, misal: Bab 2. Perangkat Lunak Pengolah Kata.
b) Pada tab Home – Styles pilih Heading 1 untuk menunjukkan judul bab.
2) Untuk membuat subbab (Heading 2) blok kata/kalimat yang diinginkan. Misalnya: A. Definisi Perangkat Lunak Pengolah Kata.
3) Pada tab Home – Styles pilih Heading 2. Lakukan pada subbab yang lain seperti poin 3 dan 4.
4) Membuat Styles Baru a) Buat Style dari masing-masing kalimat. Caranya: blok kalimat yang akan diberi Style-> klik kanan Mouse -> Styles -> Save Selection as a new quick Style.

b) Muncul kotak dialog Create New Style from Formatting. Berikan nama Style baru pada Name, misalnya Judul.

c) Lanjutkan dengan menyeleksi untuk bagian subjudul dan sub-subjudul. Misalnya:

d) Tempatkan kursor pada posisi awal dokumen. Pilih menu References, lalu Table of Content, kemudian pilih Insert Table of Content.

e) Akan muncul kotak dialog Table of Content (TOC).

f) Pilih format yang diinginkan pada bagian General, misalnya formal. Lalu klik Option.

g) Pada bagian TOC level, akan terisi secara baku, Heading 1 = 1, Heading 2 = 2, Heading 3 = 3. Untuk kegiatan ini, angka 1, 2, dan 3 dihapus.
h) Pada Style yang baru dibuat, ditentukan TOC levelnya. Dengan cara memberi angka 1,2,3, dan seterusnya.
i) Jika sudah selesai, tekan tombol OK.

7. Mail Merge

Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk memudahkan pencetakan dokumen secara cepat (biasanya surat) yang ditujukan kepada banyak pihak. Misalnya, Ketua Kelas ingin menyampaikan pemberitahuan kepada orang tua siswa di kelasnya bahwa pada liburan tengah semester akan diselenggarakan kegiatan kemah bersama. Untuk membuat dokumen mail merge, lakukan proses berikut ini. Buatlah dua jenis dokumen dalam berkas (file) berbeda:
1) sepucuk surat, yang berisi pemberitahuan tadi, dan
2) daftar nama orang tua siswa di kelas dibuat dalam file Excel. Siapkan dokumen utama yang akan dikirimkan. Pilih menu Mailings. Pilih Select Recipients, kemudian pilih Use existing list.

Sekarang, lakukan proses berikut. Aktifkan kursor pada dokumen yang dibuat. Pilih Insert Merge Field. Akan Anda lihat rentetan daftar judul seperti berikut.

Letakkan kursor pada tempat yang sesuai, lalu klik rentetan judul dengan nama yang sama. Maka akan keluar bentuk seperti di bawah ini.

Kepada
Yth. Bapak/Ibu «Nama»
«Alamat1»
«Alamat2»
di
«Kota»«Kode_pos»

Anda dapat melakukan hal yang sama, sekalipun butir yang akan disisipkan terletak di tengah dokumen. Untuk mengakhiri proses mail merge, pilih tombol Finish & Merge. Akan keluar 3 pilihan seperti tertera pada halaman berikut.

Jika selanjutnya Anda memilih print, ikuti langkah berikut ini.

8. Mencetak Dokumen

Dibandingkan dengan mencetak dokumen pada Microsoft Word versi sebelum-nya, mencetak pada Microsoft Word 2010 terdapat perubahan yang agak berarti. Perubahan tersebut ada pada tampilan Print Preview yang langsung terlihat di samping dari tombol Print, seperti tertera pada gambar ini.

Bagian-bagian menu Print pada gambar adalah sebagai berikut.
1) Print: digunakan untuk menentukan banyaknya jumlah cetakan yang dibutuhkan.
2) Printer: digunakan untuk menentukan pilihan Printer yang akan digunakan untuk mencetak. Printer dapat yang langsung terhubung dengan computer ataupun yang terhubung melalui jaringan komputer.
3) Setting digunakan untuk memilih bagian dokumen yang akan dicetak.
4) Pages: sebetulnya sama dengan tab Page Layout, yaitu berhubungan dengan posisi kertas, ukuran kertas, batas kertas, dan sebagainya.

C. Rangkuman

Untuk membuat suatu dokumen menjadi lebih rapi dan menarik dapat dilakukan dengan
– mengatur tata letak dokumen,
– menambahkan ilustrasi,
– membuat tabel menggunakan perangkat lunak pengolah kata,
– membuat persamaan/equation menggunakan perangkat lunak pengolah kata,
– memanfaatkan fitur Mailing (Mail Merge; Envelope; Label), dan References pada perangkat lunak pengolah kata