A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti pembelajaran, Anda mampu
– memformat data dengan memanfaatkan fungsi Format Cell,
– menggunakan operasi aritmatika (+, -, /, *),
– menggunakan operasi statistik (avg, max, min, sum, count), dan
– menyajikan informasi dalam bentuk grafik
B. Uraian Materi
Perangkat lunak pengolah angka
Salah satu perangkat lunak yang merupakan keluarga dari perangkat lunak perkantoran adalah Microsoft Excel. Perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak untuk mengolah data berupa angka, sehingga dikenal dengan nama perangkat lunak pengolah angka. Beberapa fungsi dari perangkat lunak ini dapat diuraikan sebagai berikut.
– Menyimpan data baik data teks maupun numerik (angka).
– Mengolah data numerik menggunakan operator – operator aritmatika ataupun statistik.
– Menyajikan informasi dalam bentuk tabel.
– Menyajikan informasi dalam bentuk grafik.
Perangkat lunak pengolah angka yang akan digunakan dalam kegiatan belajar ini adalah Microsoft Excel 2010.
Pemformatan tabel
Pada bagian ini akan dibahas penggunaan perangkat lunak pengolah angka untuk menyajikan data dalam bentuk tabel. Sebagai langkah awal, perhatikan contoh data nilai ujian mata pelajaran Simulasi Digital berikut ini.
Tabel pada halaman berikut menunjukkan tampilan data sebelum dilakukan pengaturan menggunakan perangkat lunak pengolah angka, sedangkan Tabel selanjutnya menunjukkan tampilan data setelah diatur.
Tampilan data sebelum diatur
Pada contoh kasus di atas, kolom rata-rata diperoleh dengan menghitung rata-rata nilai KB 1 sampai dengan KB 9 (fungsi AVERAGE). Keterangan lulus atau tidak lulus diperoleh dengan melihat nilai KB 1 sampai dengan KB 9, jika pada KB 1 sampai KB 9 terdapat nilai kurang dari 70 (KB1-KB9 < 70), maka keterangan tidak lulus dan sebaliknya (fungsi COUNTIF dan IF). Nilai rata-rata tertinggi / nilai rata-rata terendah dilihat dari hasil perhitungan kolom rata-rata (fungsi MIN/MAX).
Untuk menghasilkan dokumen seperti hasil pengaturan di atas, fitur-fitur pada perangkat lunak pengolah angka yang diperlukan di antaranya adalah sebagai berikut.
a. Pengaturan Margins, Alignment, dan Border
Margins adalah jarak isi dokumen dengan batas kertas bagian atas, bawah, kiri, dan kanan. Pengaturan Margin diperlukan agar isi dari dokumen, benar- benar berada pada posisi yang tepat, misalkan di tengah – tengah kertas, tidak terlalu ke kiri, ke kanan, ke atas atau ke bawah. Untuk mengatur Margin, dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut.
1) Klik tab Page Layout -> Pilih Margins -> Pilih Custom Margins.
2) Pada ikon Margins, tentukan ukuran Margins kiri (Left), kanan (Right), atas (Top), dan bawah (Bottom) seperti gambar berikut. Selanjutnya klik tombol OK.
Alignment adalah pengaturan posisi dokumen terhadap kertas. Pilihan yang tersedia adalah Portrait dan Landscape. Portrait berarti dokumen akan terletak sesuai dengan posisi kertas aslinya. Sedangkan Landscape berarti dokumen akan berada pada posisi yang sesuai dengan posisi kertas yang telah diputar 90o. Apabila tabel berisi banyak kolom, maka kemungkinan sebesar tabel akan terpotong menjadi 2 halaman, sehingga Alignment perlu diatur menjadi Landscape. Berikut ini adalah langkah – langkah untuk pengaturan Alignment menjadi Portrait: Klik ikon Page Layout -> Pilih Orientation -> Portrait.
3) Untuk membuat Border pada tab Home -> Font pilih ikon dropdownBorder -> pilih All Borders.
b. Formula (Aritmatika dan Logika dasar)
Perangkat lunak pengolah angka seperti Ms. Excel menyediakan fasilitas untuk melakukan penghitungan dasar/aritmatika seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Untuk membuat formula perhitungan sederhana lakukan langkah-langkah berikut.
1) Letakkan kursor pada cell tempat menentukan formula.
2) Tuliskan tanda sama dengan “=”.
3) Pilih cell yang akan dihitung.
4) Tuliskan formulanya, misal: = F36 + G36, tekan tombol Enter.
Pada studi kasus di atas terlihat penentuan nilai rata-rata siswa dan nilai rata-rata setiap kegiatan belajar (KB1-9). Untuk menentukan nilai rata-rata digunakan fungsi AVERAGE, dengan langkah-langkah berikut ini.
1) Letakkan kursor pada cell tempat menentukan formula (contoh pada cell M5).
2) Tuliskan formula average dengan format = AVERAGE()
3) Letakkan kursor di dalam kurung, kemudian pilih cell yang akan dihitung contohnya cell D5 sampai dengan L5.
4) Format formula menjadi = AVERAGE(D5:L5)
5) Untuk membulatkan angka di belakang koma menjadi 2 (dua) angka tuliskan =ROUND(AVERAGE(D5:L5);2)
6) Tekan Enter.
Selain fungsi average di atas, pada contoh kasus juga menggunakan fungsi logika sederhana yaitu fungsi COUNTIF dan fungsi IF. COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah dari suatu kriteria (syarat) dalam studi kasus menghitung jumlah nilai <70. Fungsi IF digunakan untuk menentukan 2 kondisi atau lebih dari suatu kriteria, contohnya lulus (L) dan tidak lulus (TL). Dinyatakan lulus jika tidak terdapat nilai<70 pada KB1-KB9. Langkah-langkah menulis fungsi logika IF.
1) Letakkan kursor pada cell tempat menuliskan formula (O5).
2) Tuliskan formula IF dengan format = IF (logical_test;[value_if_true];[value_if_false]).
3) Ganti logical_test menjadi formula COUNTIF dengan format =COUNTIF (range;criteria).
4) Formula yang tertulis menjadi =IF(COUNTIF(D6:L6;”<70″)=0;”L”;”TL”).
5) Tekan enter.
Masih banyak lagi formula yang terdapat di aplikasi pengolah angka Microsoft Excel ini. Anda dapat meneroka untuk mengetahui jenis-jenis formula tersebut dan tempat penggunaanya.
c. Format data
Format data yang dimaksudkan disini adalah memformat data berupa angka General menjadi format lain seperti format uang (Currency), tanggal (Shortdate / Longdate), persentase (Percentage), dan lain-lain. Untuk mengubah format data pada Ms. Excel lakukan langkah-langkah seperti di bawah ini:
1) Letakkan kursor pada cell yang akan diubah format datanya
2) Pilih tab HomeNumber, pilih tombol (Accounting/Percentage/Comma Style)
3) Jika tidak ada yang sesuai Anda dapat memilih tombol dropdown General More Number Formats.
4) Akan muncul kotak dialog Format Cells.
5) Pilih tombol Number pilih salah satu format data pada Category.
d. Pembuatan grafik
Dalam rangka untuk mengomunikasikan suatu idé atau gagasan, penyajian informasi dalam bentuk gambar akan dapat memperjelas informasi yang disampaikan jika dibandingkan dengan hanya teks. Begitu pula dalam penyampaian data dan informasi angka, membaca data dalam format grafik akan lebih mudah dibandingkan dengan jika hanya disajikan dalam bentuk tabel atau teks. Proses pembuatan grafik dapat dibagi menjadi 4 tahap, yaitu menentukan hal yang ingin disampaikan, mengatur data, menyiapkan grafik dan format grafik. Berikut ini adalah diagram alir tahap – tahap dalam pembuatan grafik.
Langkah pertama dan yang paling penting adalah Anda harus mengetahui dengan jelas alasan dan tujuan membuat grafik, setelah itu Anda dapat memilih jenis grafik yang sesuai. Setidaknya terdapat 6 alasan umum sebagai pertimbangan Anda di dalam menyajikan data dalam bentuk grafik. Alasan – alasan tersebut adalah untuk
– melakukan perbandingan,
– menunjukkan distribusi,
– menjelaskan bagian dari keseluruhan,
– menunjukkan tren dari waktu ke waktu,
– mengetahui penyimpangan, dan
– memahami hubungan di antara satu dengan lainnya.
Alasan pembuatan grafik dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan jenis grafik yang akan dibuat. Secara garis besar, di dalam perangkat lunak pengolah angka, terdapat tiga jenis grafik di antaranya:
– Grafik batang
– Grafik garis, dan
– Grafik lingkaran
a) Grafik Batang
Grafik batang lebih tepat digunakan untuk menyampaikan informasi perbandingan dalam bentuk angka mutlak, sebagai contoh adalah perbandingan penerimaan Anda dari tahun ke tahun, seperti tampak pada gambar di bawah ini.
b) Grafik Garis
Grafik garis lebih cocok untuk menggambarkan informasi kecenderungan atau tren perkembangan yang berkesinambungan dalam jangka waktu yang relatif pendek.Sebagai contoh adalah perubahan harga saham, perubahan suhu tubuh, perubahan nilai rupiah terhadap dollar.Perhatikan contoh grafik di bawah ini.
c) Grafik Lingkaran
Grafik lingkaran lebih tepat digunakan untuk menggambarkan informasi dalam bentuk proporsi/persentase. Berbeda dengan dua grafik sebelumnya, grafik jenis lingkaran hanya menerima satu buah data series sehingga jika Anda memiliki dua seris maka series data yang akan dibaca adalah data series yang pertama. Contoh penggunaan grafik lingkaran misal untuk menampilkan informasi persentase jumlah Anda yang mengikuti pelbagai jenis kegiatan ekstrakurikuler sebagaimana terlihat pada contoh gambar di bawah ini.
d) Membuat Grafik Dengan Aplikasi Pengolah Angka
Untuk membuat grafik terlebih dahulu harus menyiapkan data-data yang akan diiformasikan dalam bentuk grafik. Berikut adalah contoh data pembangunan fasilitas pendidikan sekolah lanjutan tingkat atas yang akan dijadikan grafik.
Selanjutnya lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pilih data yang akan dibuatkan grafik, misalnya pada sel (C7:E11).
2. Pilih tab Insert pada ribbongroup charts, pilih jenis grafik yang diinginkan. Untuk contoh ini digunakan grafik batang (column).
3. Setelah memilih tipe grafik akan tampak hasil seperti gambar di bawah ini.
4. Ubah keterangan data (series), dengan mengklik kanan pada Series1 dan Series2 -> Select Data seperti pada gambar.
5. Pada kotak dialog Select Data Source pilih Series yang ingin diubah namanya kemudian pilih tombol Edit.
6. Pada kotak dialog Edit Series, series name isikan dengan nama series yang sesuai, kemudian tekan tombol OK.
7. Lakukan langkah 6 untuk pemberian nama series lainnya. Setelah selesai pada kotak dialog Select Data Source tekan tombol OK.
8. Berikan judul grafik (Title) dengan melakukan klik pada grafik -> Tab Layout pada ribbon -> Chart Title -> Above Chart.
9. Pada kotak Title dalam grafik tuliskan judul dari grafik yang dibuat.
10. Ubah ukuran huruf (font) pada judul grafik dengan memilih tab Home pada Ribbon -> Group Font -> Font Size.
C. Rangkuman
Perangkat lunak pengolah data berupa angka, dikenal dengan nama perangkat lunak pengolah angka yang berfungsi sebagai
– penyimpan data baik data teks ataupun numerik (angka),
– pengolah data numerik menggunakan operator – operator aritmatika ataupun statistik,
– penyaji informasi dalam bentuk tabel, dan
– penyaji informasi dalam bentuk grafik
Setelah mengikuti pembelajaran, Anda mampu
– memformat data dengan memanfaatkan fungsi Format Cell,
– menggunakan operasi aritmatika (+, -, /, *),
– menggunakan operasi statistik (avg, max, min, sum, count), dan
– menyajikan informasi dalam bentuk grafik
B. Uraian Materi
Perangkat lunak pengolah angka
Salah satu perangkat lunak yang merupakan keluarga dari perangkat lunak perkantoran adalah Microsoft Excel. Perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak untuk mengolah data berupa angka, sehingga dikenal dengan nama perangkat lunak pengolah angka. Beberapa fungsi dari perangkat lunak ini dapat diuraikan sebagai berikut.
– Menyimpan data baik data teks maupun numerik (angka).
– Mengolah data numerik menggunakan operator – operator aritmatika ataupun statistik.
– Menyajikan informasi dalam bentuk tabel.
– Menyajikan informasi dalam bentuk grafik.
Perangkat lunak pengolah angka yang akan digunakan dalam kegiatan belajar ini adalah Microsoft Excel 2010.
Pemformatan tabel
Pada bagian ini akan dibahas penggunaan perangkat lunak pengolah angka untuk menyajikan data dalam bentuk tabel. Sebagai langkah awal, perhatikan contoh data nilai ujian mata pelajaran Simulasi Digital berikut ini.
Tabel pada halaman berikut menunjukkan tampilan data sebelum dilakukan pengaturan menggunakan perangkat lunak pengolah angka, sedangkan Tabel selanjutnya menunjukkan tampilan data setelah diatur.
Tampilan data sebelum diatur
Pada contoh kasus di atas, kolom rata-rata diperoleh dengan menghitung rata-rata nilai KB 1 sampai dengan KB 9 (fungsi AVERAGE). Keterangan lulus atau tidak lulus diperoleh dengan melihat nilai KB 1 sampai dengan KB 9, jika pada KB 1 sampai KB 9 terdapat nilai kurang dari 70 (KB1-KB9 < 70), maka keterangan tidak lulus dan sebaliknya (fungsi COUNTIF dan IF). Nilai rata-rata tertinggi / nilai rata-rata terendah dilihat dari hasil perhitungan kolom rata-rata (fungsi MIN/MAX).
Untuk menghasilkan dokumen seperti hasil pengaturan di atas, fitur-fitur pada perangkat lunak pengolah angka yang diperlukan di antaranya adalah sebagai berikut.
a. Pengaturan Margins, Alignment, dan Border
Margins adalah jarak isi dokumen dengan batas kertas bagian atas, bawah, kiri, dan kanan. Pengaturan Margin diperlukan agar isi dari dokumen, benar- benar berada pada posisi yang tepat, misalkan di tengah – tengah kertas, tidak terlalu ke kiri, ke kanan, ke atas atau ke bawah. Untuk mengatur Margin, dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut.
1) Klik tab Page Layout -> Pilih Margins -> Pilih Custom Margins.
2) Pada ikon Margins, tentukan ukuran Margins kiri (Left), kanan (Right), atas (Top), dan bawah (Bottom) seperti gambar berikut. Selanjutnya klik tombol OK.
Alignment adalah pengaturan posisi dokumen terhadap kertas. Pilihan yang tersedia adalah Portrait dan Landscape. Portrait berarti dokumen akan terletak sesuai dengan posisi kertas aslinya. Sedangkan Landscape berarti dokumen akan berada pada posisi yang sesuai dengan posisi kertas yang telah diputar 90o. Apabila tabel berisi banyak kolom, maka kemungkinan sebesar tabel akan terpotong menjadi 2 halaman, sehingga Alignment perlu diatur menjadi Landscape. Berikut ini adalah langkah – langkah untuk pengaturan Alignment menjadi Portrait: Klik ikon Page Layout -> Pilih Orientation -> Portrait.
3) Untuk membuat Border pada tab Home -> Font pilih ikon dropdownBorder -> pilih All Borders.
b. Formula (Aritmatika dan Logika dasar)
Perangkat lunak pengolah angka seperti Ms. Excel menyediakan fasilitas untuk melakukan penghitungan dasar/aritmatika seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Untuk membuat formula perhitungan sederhana lakukan langkah-langkah berikut.
1) Letakkan kursor pada cell tempat menentukan formula.
2) Tuliskan tanda sama dengan “=”.
3) Pilih cell yang akan dihitung.
4) Tuliskan formulanya, misal: = F36 + G36, tekan tombol Enter.
Pada studi kasus di atas terlihat penentuan nilai rata-rata siswa dan nilai rata-rata setiap kegiatan belajar (KB1-9). Untuk menentukan nilai rata-rata digunakan fungsi AVERAGE, dengan langkah-langkah berikut ini.
1) Letakkan kursor pada cell tempat menentukan formula (contoh pada cell M5).
2) Tuliskan formula average dengan format = AVERAGE()
3) Letakkan kursor di dalam kurung, kemudian pilih cell yang akan dihitung contohnya cell D5 sampai dengan L5.
4) Format formula menjadi = AVERAGE(D5:L5)
5) Untuk membulatkan angka di belakang koma menjadi 2 (dua) angka tuliskan =ROUND(AVERAGE(D5:L5);2)
6) Tekan Enter.
Selain fungsi average di atas, pada contoh kasus juga menggunakan fungsi logika sederhana yaitu fungsi COUNTIF dan fungsi IF. COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah dari suatu kriteria (syarat) dalam studi kasus menghitung jumlah nilai <70. Fungsi IF digunakan untuk menentukan 2 kondisi atau lebih dari suatu kriteria, contohnya lulus (L) dan tidak lulus (TL). Dinyatakan lulus jika tidak terdapat nilai<70 pada KB1-KB9. Langkah-langkah menulis fungsi logika IF.
1) Letakkan kursor pada cell tempat menuliskan formula (O5).
2) Tuliskan formula IF dengan format = IF (logical_test;[value_if_true];[value_if_false]).
3) Ganti logical_test menjadi formula COUNTIF dengan format =COUNTIF (range;criteria).
4) Formula yang tertulis menjadi =IF(COUNTIF(D6:L6;”<70″)=0;”L”;”TL”).
5) Tekan enter.
Masih banyak lagi formula yang terdapat di aplikasi pengolah angka Microsoft Excel ini. Anda dapat meneroka untuk mengetahui jenis-jenis formula tersebut dan tempat penggunaanya.
c. Format data
Format data yang dimaksudkan disini adalah memformat data berupa angka General menjadi format lain seperti format uang (Currency), tanggal (Shortdate / Longdate), persentase (Percentage), dan lain-lain. Untuk mengubah format data pada Ms. Excel lakukan langkah-langkah seperti di bawah ini:
1) Letakkan kursor pada cell yang akan diubah format datanya
2) Pilih tab HomeNumber, pilih tombol (Accounting/Percentage/Comma Style)
3) Jika tidak ada yang sesuai Anda dapat memilih tombol dropdown General More Number Formats.
4) Akan muncul kotak dialog Format Cells.
5) Pilih tombol Number pilih salah satu format data pada Category.
d. Pembuatan grafik
Dalam rangka untuk mengomunikasikan suatu idé atau gagasan, penyajian informasi dalam bentuk gambar akan dapat memperjelas informasi yang disampaikan jika dibandingkan dengan hanya teks. Begitu pula dalam penyampaian data dan informasi angka, membaca data dalam format grafik akan lebih mudah dibandingkan dengan jika hanya disajikan dalam bentuk tabel atau teks. Proses pembuatan grafik dapat dibagi menjadi 4 tahap, yaitu menentukan hal yang ingin disampaikan, mengatur data, menyiapkan grafik dan format grafik. Berikut ini adalah diagram alir tahap – tahap dalam pembuatan grafik.
Langkah pertama dan yang paling penting adalah Anda harus mengetahui dengan jelas alasan dan tujuan membuat grafik, setelah itu Anda dapat memilih jenis grafik yang sesuai. Setidaknya terdapat 6 alasan umum sebagai pertimbangan Anda di dalam menyajikan data dalam bentuk grafik. Alasan – alasan tersebut adalah untuk
– melakukan perbandingan,
– menunjukkan distribusi,
– menjelaskan bagian dari keseluruhan,
– menunjukkan tren dari waktu ke waktu,
– mengetahui penyimpangan, dan
– memahami hubungan di antara satu dengan lainnya.
Alasan pembuatan grafik dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan jenis grafik yang akan dibuat. Secara garis besar, di dalam perangkat lunak pengolah angka, terdapat tiga jenis grafik di antaranya:
– Grafik batang
– Grafik garis, dan
– Grafik lingkaran
a) Grafik Batang
Grafik batang lebih tepat digunakan untuk menyampaikan informasi perbandingan dalam bentuk angka mutlak, sebagai contoh adalah perbandingan penerimaan Anda dari tahun ke tahun, seperti tampak pada gambar di bawah ini.
b) Grafik Garis
Grafik garis lebih cocok untuk menggambarkan informasi kecenderungan atau tren perkembangan yang berkesinambungan dalam jangka waktu yang relatif pendek.Sebagai contoh adalah perubahan harga saham, perubahan suhu tubuh, perubahan nilai rupiah terhadap dollar.Perhatikan contoh grafik di bawah ini.
c) Grafik Lingkaran
Grafik lingkaran lebih tepat digunakan untuk menggambarkan informasi dalam bentuk proporsi/persentase. Berbeda dengan dua grafik sebelumnya, grafik jenis lingkaran hanya menerima satu buah data series sehingga jika Anda memiliki dua seris maka series data yang akan dibaca adalah data series yang pertama. Contoh penggunaan grafik lingkaran misal untuk menampilkan informasi persentase jumlah Anda yang mengikuti pelbagai jenis kegiatan ekstrakurikuler sebagaimana terlihat pada contoh gambar di bawah ini.
d) Membuat Grafik Dengan Aplikasi Pengolah Angka
Untuk membuat grafik terlebih dahulu harus menyiapkan data-data yang akan diiformasikan dalam bentuk grafik. Berikut adalah contoh data pembangunan fasilitas pendidikan sekolah lanjutan tingkat atas yang akan dijadikan grafik.
|
No
|
Tahun
|
Jenjang
|
Total
|
||
|
SMA
|
SMK
|
MA
|
|||
|
1
|
2007/2008
|
10239
|
6746
|
5398
|
22383
|
|
2
|
2008/2009
|
10762
|
7592
|
5648
|
24002
|
|
3
|
2009/2010
|
11036
|
8399
|
5897
|
25332
|
|
4
|
2010/2011
|
11306
|
9164
|
6426
|
26896
|
|
5
|
2011/2012
|
11654
|
10256
|
6664
|
28574
|
Selanjutnya lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pilih data yang akan dibuatkan grafik, misalnya pada sel (C7:E11).
2. Pilih tab Insert pada ribbongroup charts, pilih jenis grafik yang diinginkan. Untuk contoh ini digunakan grafik batang (column).
3. Setelah memilih tipe grafik akan tampak hasil seperti gambar di bawah ini.
4. Ubah keterangan data (series), dengan mengklik kanan pada Series1 dan Series2 -> Select Data seperti pada gambar.
5. Pada kotak dialog Select Data Source pilih Series yang ingin diubah namanya kemudian pilih tombol Edit.
6. Pada kotak dialog Edit Series, series name isikan dengan nama series yang sesuai, kemudian tekan tombol OK.
7. Lakukan langkah 6 untuk pemberian nama series lainnya. Setelah selesai pada kotak dialog Select Data Source tekan tombol OK.
8. Berikan judul grafik (Title) dengan melakukan klik pada grafik -> Tab Layout pada ribbon -> Chart Title -> Above Chart.
9. Pada kotak Title dalam grafik tuliskan judul dari grafik yang dibuat.
10. Ubah ukuran huruf (font) pada judul grafik dengan memilih tab Home pada Ribbon -> Group Font -> Font Size.
C. Rangkuman
Perangkat lunak pengolah data berupa angka, dikenal dengan nama perangkat lunak pengolah angka yang berfungsi sebagai
– penyimpan data baik data teks ataupun numerik (angka),
– pengolah data numerik menggunakan operator – operator aritmatika ataupun statistik,
– penyaji informasi dalam bentuk tabel, dan
– penyaji informasi dalam bentuk grafik
Komentar
Posting Komentar